緊急テレワークの方法

読書と編集 千葉直樹です

このところ話題になっているテレワーク、現状を考えると、もう一段ステップを上げて行わなければならないことになる気がします。

今はまだテレワークは無理だと言う余裕がありますが、遠からず通勤など考えられない状況になるかもしれません。言い訳は色々あると思いますが、事業継続のために決断しなければならない状況になるということを考えなければなりません。

というわけで、緊急テレワークの方法を考えます。超ミニマムな方法です。これでできないことは運命だと思って諦めましょう

ちょっと極論だと思うかもしれませんが、セキュリティがどうこうという言い訳をまずやめましょう。業務に必要な情報は外部のクラウドに移すんです。自分が思っているほどの機密情報など案外ないものだと思いましょう。

まず、自分の持っているGmailのアカウントに2要素認証をしてください。2要素認証がわからないという人はとにかくググってください。わからないと言っている暇はありません。

Gmailのアカウント(これをGoogleアカウントといいます)を持っていない方は珍しいと思いますが、ないなら取ってください。これもやり方はググればわかります。

ブラウザはChrome一択です。入っていなければインストールしてください。

ChromeにGmailのアカウントでログインしてください。

Googleのページを開くと、右上にアカウント情報があります。ログインされているとカーソルをアイコンに乗せると今ログインしているアカウントが見えるはずです。見えないならログインしなければなりません。

右上の丸いアイコンの左隣に9つのポチポチのアイコンがあります。それを押して出るメニューから「ドライブ」を選択します。

そこに、当面業務で必要なファイルをアップロードしてください。画面左にある「+新規」というボタンを押すと、ファイルやフォルダがアップロードできるメニューがあるはずです。それを使うのです。

これで、GoogleDriveというクラウドにファイルがコピーされました。

この状態になると、どこのパソコンからでも自分のGoogleアカウントでログインできるようになります。

仕事はこのページで行うと決めてください。アップロードしたファイルをダブルクリックすると文書が開けるはずです。WordやExcelやPowerPointではなく、ドキュメント、スプレッドシート、スライドというアプリが開きます。操作は違いますが、ほぼ同じことはできます。使っていれば慣れるし、わからないことはググるのです。

凝ったことをやろうと思わずにシンプルに仕事に必要なことだけをやりましょう。

WordやExcelやPowerPointのファイルを開いておかしくなるところは無駄なところだと考えましょう。たぶん無駄なものがたくさんあることに気づくと思います。本当に仕事に必要なものはなんだろう?と考えるのです。

レイアウトがおかしかったら文字だけコピペして余計なレイアウトを取ってしまいましょう。

文書はとにかくこれで回します。

メールは、今ログインしているブラウザ上のGmailだけを使います。Googleのページの右上に「Gmail」というのがあります。それをクリックするだけでメールが使えます。使い慣れたメーラは捨てます

誰かとメールでやりとりをするなら、必要に応じてメールアドレスを教えてもらいましょう。まどろっこしいですが、電話でやります。たぶん一番重要な人のアドレスだけが残ることになるはずです。Googleのページの9点アイコンからメニューを開き、「連絡先」を選んで登録しておきましょう。これでGmailでメールを出すときに楽になります。

メールで済ませられる用事はメールだけ使います。ファイル添付はしない

添付の代わりにGoogleDriveのファイル共有を使います。Gmailでは添付もできますけど、似たような手順で共有もできます。

共有の良さはあとで共有を解除できることです。相手に見せる必要がなくなったら解除してしまえば相手は見えなくなります。これは添付ではできないことです。

もう一つは共有した文書は修正ができるのです。添付したファイルは修正できません。

共有した文書は相手と一緒に修正することもできます。

とにかくこれだけで業務を回すのです。

もちろん、9割がたの仕事はこれではできないでしょう。でも、それは本当に必要なことだったのかを考えてください。例えばハンコってほんとに必要かな?とかです。メールでOKもらえばいいことにしてしまうとか、やりようはあるはずです。

できないことがたくさんあるけれども、これだけで動く仕事もあるはずです。

机上の空論と思わないでください。こういう一見不便なところから、本質がわかるのです。これからどんなことを準備しなければならないかよくわかるでしょう。会議はZoom使おうとか、はては会計システムはクラウドになっているサービスを使おうとかですね。GoogleDriveよりも便利なクラウドはないかとかも考えられるようになります。

本当の緊急事態になる前に、こういうことを訓練しておきましょう。できることを広げておきましょう。

するとどこにいても仕事ができる会社ができます。

自分がやっている仕事の本質を見つめることは、社会全体の生産性を上げることにつながるでしょう。

できない!と言う前にやってみろ!できる方法を考えろ!

です。

Follow me!

リモートワークはGmailから始めよう

Gmailはただの電子メールシステムではありません。
仕組みをきちんと知ることで、インターネットの性質をフルに活用して仕事をすることができます。
知っているようで知らないGmailを学びなおしてみませんか?