テレワークなどでクラウドを使うときの共有のポイント

読書と編集 千葉直樹です

僕は仕事でクラウドの共有機能をよく使います。周りに共有を使う人があまりいないこともあって、共有のホスト側になることはあるのですが、クライアント側になることが少ないのです。

そうすると、よくわからないことが出てきます。クライアント側からの見え方です。

昨日、こんなことがありました。

Wordの文書をGmail添付で受け取りました。それを、Gmailの画面からGoogle Driveに置いてみました。

すると、僕は見えるのだけれど、もうひとり(3人め)には見えないという事象が起きました。

あれ?と思って、共有状態を確かめてみたら、それすら見ることができないんです。送信者がオーナー(送信者)になっていて、権限をもらわないと共有状態を変えることができないようでした。

夜遅かったので、とりあえず一旦パソコンにダウンロードして、改めてGoogle Driveにアップロードしたら、僕がオーナーになって共有設定ができました。

GmailからGoogle Driveに置く場合は、送信者(もちろんGmailを使っている)のアカウントがオーナーということになるみたいですね。

このように、結構厳密な権限管理を行えるのがGoogleで固めるメリットなのです(ダウンロードできてしまうのはいただけませんが)。


共有のポイントは、権限の与え方です。

Googleスプレッドシートを共有するとき、共有の仕方にはこんなパターンがあります。

  1. 共有する人を指定する場合
  2. 誰でも共有できるようにして、そのリンク先を共有した人だけに知らせる場合

この違い、わかるでしょうか?

1は、共有したい人のGoogleアカウントを指定します。指定した人にだけ見えるというものです。まああるべき姿の共有ですね。

でも、相手がGoogleアカウントを持っていないとできません。

で、2を使うことがあります。

誰でも共有できるのじゃ困るだろうと考えると思います。そのとおりです。

でも、この場合に作られる共有のためのURL、すごく長いランダムなアドレスなんです。まあ、当てずっぽうではちょっと当たらないアドレス。

だから、ほとんど知らせた人以外には見えないだろうというものですね。

1と比べるとずっと心もとなくはありますが、一時的に共有する分にはほぼ問題ないとも言えます。

とはいえ、きちんと権限管理したいと思うのであれば、1を使う必要があります。

「きちんと」で大事なことは、そのファイルを操作できるかということになります。ファイルの操作権限はGoogle Driveでは原則として以下の3種類になるようです(アプリケーションによって異なる場合があります)。

  1. 編集できる
  2. コメントをつけることができる
  3. 見るだけ

Googleアカウント保持者に対しては、相手ごとにこれらの権限を付け分けることができます。

2の誰でも共有の場合、リンクを知らせた全員に対して3,4,5の権限を与えることになります。ある人だけ編集できるようにするような設定はできません。

Google Driveに限らず、ファイル共有を行う場合に考える必要があるのは、

  • 共有する相手の指定
  • 相手に与える権限

なのですね。

で、もちろん、共有の必要がなくなったら、共有を終了するのです。すると相手からは見えなくなります。

メール添付などでのファイル共有(もどき)は、この最後の共有を終了するということができないところが問題なのです。送ったが最後、もう自分ではコントロールできないのです。

こういうことを日頃から考えるということが、リモートワークをするときには大事になります。

逆に言うと、コントロール方法がよくわからないから、「情報漏えいがー」とか言いたくなるわけですね。

なお、Google Driveの共有では、コピーや印刷を制限するような権限の付け方も可能です。


でも、一番大事なことは、信頼できる人間関係です。次にペナルティを含めたルールを決めて、そのとおり運用することです。

意図的に情報漏えいさせた場合はきちんとペナルティを課すということはとても大事です。

そして、そのようなルールを守ることができる信頼できる人を育てることが最も大事なのです。

スポーツと同じですね。

そう考えると体育会系の人材が好まれるということも少しだけわかる気がします。

もちろん、今、ITリテラシーをきちんと身につけている人は、IT上のルールを理解しています。そして、それを身につける方法のひとつはSNSを使うことだったりします。

SNSではITリテラシーが足りなくて迷惑をかけたり、そういう姿を見たりして学ぶのです。実は現実の世界となんらかわりません。道を歩くのにも交通ルールを意識するのと同じことです。

道を歩いてきちんとルールを身に着けましょう。

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