スケジュールを共有する
読書と編集 千葉直樹です
スケジュールを調整したあとどうする？
誰かと時間を共有するスケジュールがあるとき、メールなりメッセンジャーなりで予定を決めて、それを手帳に書き込んだりしますよね。
別にそれほど不便じゃないでしょうけど、たまには調整した日程を忘れて慌てたり、相手が日時を間違っていたりってことが起きますよね。
まあ、そんなもんだろうと思ってしまったら、改善とか生産性の向上ってできないのですよね。
大したことじゃないって思ってしまうけど、積み重なると大きくなるのがスケジュールとか時間の管理です。
個人では時間管理一生懸命やっている人は結構いると思います。手帳好きな人って結構いるでしょう？
僕も紙の手帳好きです。でも、基本的に日記帳のようにしか使っていません。スケジュールの管理には使わない。
それはなぜかというと、さっき書いたみたいな、他の人とのスケジュール調整をするにはちょっと不便。というか、他に便利な方法があるのを知っているからです。
Googleカレンダーを使おう
僕はスケジュール管理はGoogleカレンダーを使っています。
タダで使えますし、スマホからでもパソコンからでもアクセスできるし、連携アプリも多いからなんですが、それよりも便利なことがあります。
Gmailって、案外みんなアカウント持っているんですよ。
使い方がわからないと言ってほったらかしにしている人も多いですけど、無料メールですからね、アカウント持っていることが多い。
で、僕は一緒に仕事する人にはGmailのアカウント持ってませんか？って最初に聞くんです。
たいてい持っています。スマホがAndroidの人はもれなく持っているはずです。
メールを出すわけじゃないんです。
打ち合わせの日程決めたら、自分のGoogleカレンダーに予定を作って、その中に「ゲストを追加」して相手のアカウント入れるのです。
そして、ちょっと試しに見てくださいと言って、相手に自分のGoogleカレンダーをアクセスしてもらいます。
ちゃんとスケジュール入っているのでたいてい驚きますね。
で、畳み掛けるように、次回はZoomじゃなくてGoogle meet使ってみましょう。って言います。
スケジュール開いて、ワンクリックでmeetでオンライン会議ができちゃいますから、まあ楽なのです。
ここまで行くと、資料の共有もGoogle Driveとか使えるようになります。
Gmailの印象がむちゃくちゃ強いので、そのアカウントで他の便利な機能が使えることを知らない人は案外多い。
そして、Googleアカウントの真価はなにかを共有するときに発揮されます。
その第一歩としてスケジュールを共有するという使い方をすると、便利さがわかりやすいのではないかと思います。
他のカレンダーとか手帳のサービスだとこんなに手軽にはいかないのですよ。たいていアカウント作るところから始めなければならないから。
情報を本当に共有するなら、その情報は一か所になければいけません。それを実現できるのがインターネットの世界です。
これ、知っている人は知っている。知らない人は考えたこともないテーマなのですね。
だから使ってみないとわからない。
知る第一歩としてGoogleカレンダー使ってみましょう。
リモートワークはGmailから始めよう
仕組みをきちんと知ることで、インターネットの性質をフルに活用して仕事をすることができます。
知っているようで知らないGmailを学びなおしてみませんか？
